Cách viết Email tiếng Nhật chuẩn “dân công sở” Nhật Bản

Cách viết Email tiếng Nhật chuẩn “dân công sở” Nhật Bản

Bí kíp viết email tiếng Nhật chuẩn “dân công sở” Nhật Bản – không muốn bị sếp nhìn kiểu “con nhà người ta đâu rồi?” thì đọc đi!

Một email tiếng Nhật tử tế thường có 7 phần:

1. 宛名 (Atena) – Gọi tên người nhận Ví dụ: 株式会社ABC 代表取締役 平野友朗 様 → Đừng quên 様 nhé, thiếu là giống như gọi crush bằng “ê mày” vậy đấy! Thân thiết rồi thì bỏ bớt công ty/chức vụ, siêu thân thì đổi 様 thành さま (dễ thương hơn tí).

2. 挨拶 (Lời chào)

Câu kinh điển:
* お世話になっております。 (Cảm ơn vì lúc nào cũng giúp đỡ nhé!)
* ご無沙汰しております。 (Lâu quá không gặp rồi ha)
* お疲れ様です。 (dùng nội bộ, kiểu “vất vả rồi nhé anh em”) Lần đầu gặp: お世話になります. (Mong được giúp đỡ sau này nha~)

3. 名乗り (Tự giới thiệu) Dù email có hiện tên bạn rồi thì vẫn phải tự xưng một lần nữa.

Ví dụ: 株式会社XYZ 営業部の Đàoです。よろしくお願いいたします。 → Vì có khi người ta đọc trên điện thoại, không thấy tên bạn đâu, tưởng email ma gửi!

4. 要旨 (Nội dung chính – đi thẳng vào vấn đề) Nói ngay ý chính kẻo người ta đọc xong vẫn không hiểu bạn muốn gì.

Ví dụ:
* 会議日程についてご相談したく…
* 先日の件、大変申し訳ございませんでした… (xin lỗi)
* ご確認のほどよろしくお願いいたします (nhờ xác nhận giúp)

5. 詳細 (Chi tiết – giải thích rõ ràng) Viết dễ hiểu, dùng kính ngữ vừa đủ, không cần hoa mỹ quá. Dùng gạch đầu dòng • hoặc số thứ tự là đẹp nhất, ai cũng thích đọc! (Ví dụ: ngày, giờ, địa điểm, phí tham gia…)

6. 結びの挨拶 (Kết thúc nhẹ nhàng) Câu “đóng mác” quen thuộc:
* 今後ともよろしくお願いいたします。
* ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。
* お返事お待ちしております～ (mong hồi âm nhaaaa)

7. 署名 (Chữ ký – thông tin liên lạc) Đừng viết sơ sài kiểu “Đào đây, bye”. Nên có đủ: Công ty – Bộ phận – Tên (có furigana nếu tên khó đọc) – Điện thoại – Email – Website. → Để người ta còn biết mà réo bạn khi cần gấp!

Tóm lại:
Email tiếng Nhật giống như mặc vest đi gặp sếp: phải đủ bộ, ngay ngắn, lịch sự… nhưng đừng quá cứng nhắc kẻo thành robot!

Cảm ơn Đào Duy Lập đã chia sẻ.

Xem thêm:
Tài liệu Kính ngữ trong tiếng Nhật đầy đủ nhất
20 Từ vựng tiếng Nhật thường xuất hiện trong đề thi BJT