Hướng dẫn viết mail công việc cho đối tác Nhật Bản (business mail)

Hướng dẫn viết mail công việc cho đối tác Nhật Bản (business mail)

Form của một bức mail công việc gồm
•宛先 – chào đối phương
•書き出し – đưa đẩy dẫn chuyện =))
•名乗り – giới thiệu công ty mình và tên mình
•本文（用件）- nội dung chính của mail
•結び – kết bằng cách cảm ơn, hứa hẹn,….
•署名 – chữ kí
💠💠💠💠💠

Giờ mình hướng dẫn nha
I. Gửi đến ai? Phân biệt To, CC, BCC
To là gửi đến một người
CC (Carbon Copy) là gửi đến nhiều người. Những người nhận được mail biết mail được gửi cho những ai.
BCC (Blind Carbon Copy) là gửi đến nhiều người. Người nhận mail không biết ngoài bản thân mình thì mail này còn được gửi cho những ai.
💠💠💠💠💠

II. Viết tiêu đề:
Tiêu đề mail cần ngắn gọn, dễ hiểu và thông tin chính xác.
Ví dụ
x ニュン様へ o「abc のご連絡」
-> không cần viết là “gửi đến Nhung Nhung”, mà hãy viết rõ bạn là ai!

x お知らせ (thông báo cái gì???? o「567568xxxx　の注文番号のお知らせ」
-> Đừng chỉ viết tên mail là “thông báo”! Một ngày nhận đến hàng chục mail thông báo thì sẽ loạn lên mất, nên hãy viết rõ như ví dụ là “Thông báo về đơn hàng số 567568xxxx”

x「新着セール」 o「8月セールキャンペーン」
-> Thông báo về chương trình giảm giá mới nhất! Nhưng lỡ có người 2 tháng mới check mail một lần thì làm sao biết lúc mới nhất đó là lúc nào! Nên hãy ghi rõ như ví dụ là “Chiến dịch giảm giá tháng 8”
💠💠💠💠💠

III. Vào nội dung nhé =))
① 宛先 Chào đối phương
1.1 Nếu đối phương là một người hoặc một nhóm người mình không biết là ai thì viết theo thứ tự:
“Tên công ty　Chức vụ đối phương Tên đối phương　様 ”
Ví dụ: gửi đến chị Nhung làm nhân sự công ty cố phần ABCXYZ thì viết
ABCXYZ 株式会社
人事部　Nhung　様

1.2 Nếu đối phương là nhiều người thì viết theo thứ tự
“Tên công ty
Chức vụ đối phương 各位/の皆様”
Ví dụ: gửi đến bộ phận chăm sóc khách hàng của công ty AAAA thì viết
AAAA 会社
カスタマーサービス担当者各位
💠💠💠💠💠

② 書き出し Đưa đẩy =)) Cần phải cảm ơn, hoặc hỏi thăm sức khỏe hoặc hỏi thăm tình hình kinh doanh của công ty họ
2.1 Lần đầu liên lạc
•突然のメールで失礼いたします。
•はじめてメールを送らせていただきます。

2.2 Hỏi chung chung
•いつもお世話になっております。
•ますますご健勝(活躍)のことと存じます。
•いつもお引き立ていただき､ありがとうございます。
•いつもお手数をおかけしております。
•貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

2.3 Nếu vừa mới gặp họ vài hôm trước
•先日は、お付き合い下さり、誠にありがとうございました。
•先日はお世話さまでした。
•先日はお疲れさまでした。
•過日は、たいへんお世話になり感謝いたしております。

2.4 Nếu lâu lắm rồi chưa gặp nhau
•ご無沙汰しております。
•ご無沙汰ばかりで申し訳ありません。
💠💠💠💠💠

③名乗り giới thiệu công ty mình và tên mình
3.1 Lần đầu liên lạc
ABCXYZ 株式会社　　人事部　Nhung　と申します。

3.2 Không phải lần đầu liên lạc
ABCXYZ 株式会社　　人事部　Nhung　でございます。
💠💠💠💠💠

④本文（用件）nội dung chính của mail
Nhung không hướng dẫn! =)))
💠💠💠💠💠

⑤ 結び kết bằng cách cảm ơn, hứa hẹn,….
5.1 Lần đầu liên lạc
まずはご挨拶まで。

5.2 Nói chung chung
(どうぞ)よろしくお願い致します。
何卒よろしくお願い申し上げます。
それでは、よろしくお願いいたします。
引き続きよろしくお願いいたします。
ご高配賜りますようお願い申し上げます。
あしからずご了承ください。
用件のみにて失礼します。

5.3 Hẹn vài hôm nữa trả lời
それでは、決まり次第ご連絡させていただきます。
それでは、またご連絡いたします。
それでは、分かり次第ご連絡させていただきます。
それでは、こちらから折り返しご連絡致します

5.4 Hẹn đối phương nhớ phải trả lời mình =))
お手数ですが、。。日までに、ご返信賜りますようお願い申し上げます。
それでは、ご返信をお待ち申し上げております。
恐れ入りますが、ご確認のうえご返答をお願い申し上げます。
恐縮ですが、至急、ご返信をお願いいたします。
💠💠💠💠💠

⑥ 署名 – chữ kí
Cài đặt chữ ký với đầy đủ các thông tin
Tên công ty – chức vụ của bạn – Tên bạn (kèm theo cách đọc nếu khó đọc quá) -> chỗ này phải đúng thứ tự như vậy nhé
Địa chỉ công ty, số điện thoại, số fax, trang web của công ty có thể trình bày trông gọn gàng và đẹp mắt là được, không nhất thiết phải theo thứ tự quy định.

============
Cảm ơn Fanpage Khám phá cùng tớ đã chia sẻ. fb.com/khamphacungto