Các loại Mail thường gặp trong công ty Nhật

通知状 つうちじょう:Thông báo thay đổi ngày nghỉ, điều kiện kinh doanh ban đầu chẳng hạn
照会状 しょうかいじょう:Dùng khi muốn biết thêm thông tin hoặc làm rõ những thông tin chưa biết từ đối tác kinh doanh. Khá là giống với 質問状 :Như là về nhân sự, số lượng hàng hóa hiện có trong kho,…
回答状 かいとうじょう:Mail trả lời cho 照会状
依頼状 いらいじょう:Mail hỏi báo giá,hóa đơn, chứng từ, tuyển dụng ,…
注文状 ちゅうもんじょう:Danh sách sản phẩm, hàng hóa
申込状 もうしこみじょう: Trình bày về cách đăng kí thủ tục đối tác kinh doanh mơi, cuộc gặp gỡ khách hàng, tuyển dụng,…
勧誘状 かんゆうじょう: Chào mời khảo sát , mở gian hàng , đăng kí mới …
交渉状 こうしょうじょう:Thương thảo giảm giá, thay đổi điều khoản hợp đồng.
催促状 さいそくじょう: Chủ yếu được sử dụng khi khách hàng vẫn chưa chi trả , nội dung sẽ thông báo khách hàng đã quá thời gian chi trả ghi trong hợp đồng và đưa thời hạn khách hàng cần chi trả.
Trừong hợp đã gửi 催促状 nhưng vẫn trễ thì tiếp đến sẽ gửi thư cảnh cáo 督促状 とくそくじょう
承諾状 しょうだくじょう: Nội dung đồng ý chấp nhận order, ủy thác, hợp đồng, đối tác kinh doanh mới
断り状 こと わりじょう Thư từ chối lời mời, ủy thác
お詫び状 おわび じょう：　Thư xin lỗi khi gửi thiếu hàng, trễ thời gian giao hàng
※Một vài câu văn thường đựoc dùng trong mail
Lời mở đầu thường hỏi thăm liên quan đến mùa trong năm
Ví dụ như mùa xuân ようやく春めいてまいりましたが、
青葉薫る頃でございますが、
Mùa mưa 梅雨の長雨が続いておりますが
Tiếp đến mừng cho sự phát triển của công ty khách hàng
貴社ますますご繁栄のこととお喜び申し上げます。
Hoặc nếu là gửi đến khách hàng lâu năm
平素は格別のご愛顧を賜り誠にありがとうございます.
Thân bài thì triển khai nội dung mình muốn nói
Kết mail thì thường là câu văn thể hiện sự luyến tiếc và lời chúc
Ví dụ như 末筆ではございますが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。